2FTP (Tech)Zdalne Lekcje

Działalność gospodarcza w rolnictwie kl. 2FTP/technik rolnik

20.05.2020 Temat: Korespondencja handlowa – plan treści pisma.

W pismach  rozróżniamy następujące części składowe:
1)wprowadzenie, które ma na celu zorientowanie odbiorcy listu w sprawie, którą zamierzamy
w liście omówić. Wprowadzenie powinno być krótkie, wystarczy jedno lub dwa zdania.
Jeżeli sprawa była już przedmiotem wymiany listów, wystarczy tylko powołać się na wcześniejszą korespondencję.

2)przedstawienie zagadnienia — następuje bezpośrednio po wprowadzeniu. Jest to główna część treści pisma, zwana też osnową (np. w decyzjach administracyjnych). Zawiera ono wyjaśnienia, o co piszącemu chodzi, inaczej – przedstawia problem będący przed­miotem sprawy. Powinno być zredagowane zwięźle, lecz wyczerpująco i jednoznacznie.

3)uzasadnienie, w którym należy adresata przekonać o słuszności stanowiska zajmowanego przez nadawcę listu. Z reguły bywa najdłuższą częścią listu, powinny się w nim znaleźć motywy i szczegółowe uzasadnienie związane z przedmiotem sprawy.

4)wnioski stanowią część końcową treści pisma. Na ogół formułujemy je tylko wówczas, gdy po przedstawieniu i uzasadnieniu sprawy prosimy o decyzję lub o opinię. Mają one na celu spowodowanie określonego działania adresata, wywarcie odpowiedniego wrażenia
lub spowodowanie zajęcia przez niego stanowiska w sprawie.

Powinno się w nich podać krótkie podsumowanie wcześniejszych wywodów piszącego.

Nie każde pismo musi zawierać wszystkie ww. części. W zależności od długości jego treści,od rodzaju i przedmiotu sprawy może zawierać ich mniej, ale konieczne jest umieszczenie w nim przedstawienia zagadnienia i uzasadnienia.

Styl urzędowy – to styl, w którym należy redagować korespondencję biurową.
Główne cechy stylu urzędowego obowiązującego w korespondencji polskiej:

1) poprawność ortograficzna, gramatyczna i stylistyczna,
2) przewaga zdań pojedynczych,
3) zwięzłe i jednoznaczne sformułowania,
4) brak pierwiastków emocjonalnych (negatywnych),
5) uprzejma forma,
6) zwroty grzecznościowe,
7) stosowanie powszechnie znanych skrótów l skrótowców,
8) używanie specjalistycznej terminologii,
9) stosowanie gotowych formuł,
10) ujmowanie treści w punkty,
11) unikanie w treści wyrazów w językach obcych, jeżeli występują ich odpowiedniki w języku polskim.

Bardzo ważne jest również przestrzeganie zasady, aby jedno pismo dotyczyło tylko jednej sprawy. Stwarza to szansę na szybsze jej załatwienie, trafia ono z reguły do osoby lub komórki organizacyjnej prowadzącej tę właśnie sprawę.

Przy formułowaniu treści pisma powinniśmy się starać, aby to, co chcemy przekazać, było jasne
i zrozumiałe dla adresata, aby dane, które mu przekazujemy, były podane w sposób jedno­znaczny, nie budzący wątpliwości, oraz aby było wiadomo, jakie czynności ma w związku
z naszym pismem przedsięwziąć.

Pamiętajmy, że podział treści na akapity ułatwia odbiorcy pisma czytanie i pozwala na lepsze śledzenie biegu myśli. Wskazane jest unikanie zbyt długich akapitów. Akapit może się składać nawet z jednowierszowego zdania.

Pisząc pismo powinniśmy mieć cały czas na uwadze adresata, to jego trzeba zachęcić, prze­konać i zainteresować naszą sprawą.

Istnieją dwie metody redagowania pism: dedukcyjna i indukcyjna.

Pisząc pismo metodą dedukcyjną zaczynamy od stwierdzeń ogólnych, a następnie przechodzimy do szczegółów; posługując się metodą indukcyjną podajemy najpierw szczegóły, później uogól­nienia.

Podsumowując powyższe wywody: każde pismo wychodzące z firmy jest jej wizytówką. Powinno ono stanowić logiczną, zwięzłą i przejrzystą całość. Powinno być dobrze zredagowane i bezbłędnie, estetycznie przepisane na maszynie lub na komputerze.

Skróty i skrótowce 
W korespondencji biurowej skróty należy ograniczyć tylko do powszechnie znanych, takich, do których mamy pewność, ze zostaną przez czytającego list zrozumiane. W przeciwnym razie mogą zdarzać się nieporozumienia wynikające z niewłaściwego ich odczytania.

Często spotykanym błędem jest niewłaściwe stosowanie kropki w skrótach. Kropkę w skrótach stawiamy wówczas, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego. Natomiast nie stawiamy kropki, jeżeli końcowa litera skrótu jest ostatnią literą wyrazu skracanego.

Poniżej przedstawiono niektóre skróty i skrótowce występujące często w korespondencji biurowej:

1) skróty tytułów naukowych i zawodowych: prof. – profesor, dr – doktor, mgr – magister, doc. – docent, inż. – inżynier, gen. – generał, red. – redaktor, dyr. – dyrektor, mjr – major, kpt. – kapitan;

2) skróty powtarzających się często zwrotów mowy potocznej: szt. — sztuk, nr — numer, ul. — ulica, m. — mieszkanie, al. — aleja, wg — według, l. — liczba, poz. – pozycja, r. – rok, t. – tom;

3) skróty miar i nazw jednostek monetarnych (zawsze bez kropki):
zł – złoty, gr – grosz, m – metr, cm – centymetr, kg – kilogram, t – tona, l – litr, ha – hektar, km – kilometr;

4) skrótowce pisane wielkimi literami składają się zwykle z początkowych liter poszczególnych wyrazów stanowiących nazwę firmy, organizacji, instytucji Itp.: NBP – Narodowy Bank Polski, PKO – Powszechna Kasa Oszczędności;

Bardzo proszę zapoznać się z proponowanymi materiałami i zapisać jako formę notatki zagadnienia do tematu.

W razie jakichkolwiek pytań proszę się kontaktować za pomocą (e-mail, dziennik, grupa).

Pozdrawiam,  Beata Waszczuk